Le rôle d’un exécuteur testamentaire peut être accaparant. C’est pourquoi de nombreuses personnes choisissent de nommer une société agissant à ce titre dans leur testament.
Lorsqu’un ami ou un membre de notre famille nous demande d’être l’exécuteur testamentaire de sa succession, il est important de garder à l’esprit que ce rôle comporte de multiples responsabilités et des risques.
L’exécuteur testamentaire, appelé liquidateur au Québec, administre le patrimoine d’une personne après son décès, selon les volontés exprimées dans son testament et conformément aux lois applicables. Une ou plusieurs personnes peuvent agir à titre d’exécuteurs testamentaires : un ami ou un membre de la famille, une société de fiducie, un avocat ou un notaire, ou un comptable.
Lorsqu’on est nommé exécuteur testamentaire et qu’on ne travaille pas dans le secteur de l’administration successorale, il faut être conscient de l’ampleur de la tâche, qui peut être complexe et accaparante, qui nous est confiée.
« C’est un honneur d’être nommé exécuteur testamentaire, mais cela peut aussi représenter un fardeau pour certains », affirme Leanne Kaufman, présidente et chef de la direction, RBC Royal Trust.
Avant de nommer un exécuteur testamentaire, il est toujours préférable d’en parler à la personne concernée au préalable. En plus de ne pas être en mesure de consacrer le temps nécessaire à l’administration d’une succession, elle pourrait ne pas vouloir assumer la responsabilité potentielle associée au rôle d’exécuteur testamentaire, affirme Bianca Krueger, première directrice, Perfectionnement professionnel, RBC Trust Royal.
« Comme l’exécuteur testamentaire est un fiduciaire, il reste chargé de la surveillance même s’il fait appel à des comptables, à des avocats et à d’autres professionnels, et peut être tenu personnellement responsable des pertes causées par des erreurs ou des omissions », souligne Mme Krueger.
Mmes Kaufman et Krueger prodiguent ci-dessous quelques conseils concernant les tâches que peut s’attendre à effectuer une personne qui a été nommée exécuteur testamentaire et indiquent vers qui se tourner en cas de besoin.
Il faut d’abord trouver un exemplaire du dernier testament de la personne décédée. Il convient d’indiquer aux exécuteurs testamentaires où en trouver un pour qu’ils n’aient pas à le chercher partout après le décès.
« S’il est dans un endroit verrouillé ou dans un coffre, il faut s’assurer qu’il est accessible », dit Mme Kaufman. Celle-ci mentionne que les sociétés de fiducie et les professionnels conservent généralement de tels documents en garde.
Après avoir trouvé le testament, il faudra probablement obtenir son « homologation », soit la procédure par laquelle le tribunal confirme la validité du testament et les pouvoirs des exécuteurs testamentaires. Cette procédure d’homologation ne s’applique cependant pas au Québec.
« La plupart des institutions financières et des autres entités n’accepteront pas de traiter avec les exécuteurs testamentaires tant que le testament n’aura pas été homologué, ce qui peut prendre un certain temps. La procédure doit donc être amorcée dès que possible », recommande Mme Kaufman.
Par ailleurs, l’exécuteur testamentaire participe habituellement à l’organisation des funérailles et s’assure que les besoins financiers immédiats de la famille sont comblés, en particulier si celle-ci compte des enfants à charge.
L’exécuteur testamentaire s’occupe aussi de l’évaluation des biens, laquelle doit être faite dès que possible, puisque les frais d’homologation varient en fonction de leur valeur.
Selon Mme Kaufman, on commence souvent par examiner les derniers relevés des comptes bancaires et de placement et par comptabiliser les actifs et les passifs. Il est possible qu’on doive aussi tenir compte d’autres biens, comme les œuvres d’art et les antiquités, les actions de société fermée, la propriété intellectuelle et les cryptomonnaies.
« Il faut inventorier tous les biens, ce qui peut nécessiter un peu de recherche, surtout à l’ère numérique, ajoute Mme Kaufman. Selon la nature des biens, il peut être nécessaire de faire appel à des évaluateurs indépendants. »
Les exécuteurs testamentaires doivent aussi conserver les documents liés aux évaluations au cas où des autorités compétentes, comme l’ARC, ou les bénéficiaires leur demanderaient de fournir des pièces justificatives.
Le mandat d’un exécuteur testamentaire consiste aussi à protéger les biens de la personne décédée, ce qui peut comprendre des tâches aussi diversifiées que de s’assurer que les factures et les primes d’assurance sont réglées à temps et que le bétail est nourri.
Les exécuteurs testamentaires doivent faire rapidement annuler toutes les cartes de crédit dont la personne était titulaire et aviser les banques concernées de son décès afin qu’elles ferment ses comptes. « Malheureusement, il n’est pas rare que des fraudeurs se servent des avis de décès pour commettre des méfaits », indique Mme Kaufman.
Les exécuteurs testamentaires doivent aussi présenter une demande de prestation de décès, ou prestation au survivant, auprès du Régime de pensions du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ) et encaisser la prestation versée. Ils doivent faire de même pour les prestations prévues au titre d’une assurance vie ou de tout autre contrat d’assurance.
L’exécuteur testamentaire est également chargé d’établir l’identité de tous les bénéficiaires, ce qui peut être complexe dans la société très mobile d’aujourd’hui, où les mariages successifs, voire les enfants qui ont coupé les ponts avec leur famille, sont monnaie courante. Lorsqu’une catégorie de personnes, par exemple « mes petits-enfants », est nommée dans un testament, l’exécuteur testamentaire doit s’assurer de ne pas oublier personne.
« Les règles varient d’une province et d’un territoire à l’autre, mais il est certain que partout au Canada, tous les exécuteurs testamentaires doivent faire des efforts raisonnables pour trouver tous les bénéficiaires, ce qui n’est pas toujours une mince tâche. Parfois, l’exécuteur testamentaire doit faire appel à un enquêteur pour retrouver des personnes », fait remarquer Mme Krueger.
L’exécuteur testamentaire prudent communiquera régulièrement avec les bénéficiaires afin de les informer de l’avancement du règlement de la succession et, finalement, de la distribution des biens.
« Le reproche le plus souvent adressé aux exécuteurs testamentaires est probablement leur manque de communication, note Mme Kaufman. Dans le contexte d’une succession, l’absence de nouvelles est toujours interprétée comme une mauvaise nouvelle. Si les bénéficiaires n’entendent pas parler de vous, ils peuvent penser que quelque chose ne tourne pas rond. Par exemple, l’administration d’une succession peut nécessiter 24 mois, mais les bénéficiaires ne le savent pas, d’où l’importance de communiquer périodiquement avec eux. »
L’administration d’une succession, qui comprend toute une série de tâches allant du recensement des actifs et des passifs de la personne décédée à la préparation et à la production des déclarations de revenus finales et, en fin de compte, à la distribution des biens aux bénéficiaires ou à l’établissement de fiducies testamentaires, peut être laborieuse et accaparante.
Voici quelques-unes des nombreuses tâches que l’exécuteur testamentaire doit accomplir :
Compte tenu de la présence grandissante de la technologie numérique dans nos vies, il est possible que l’exécuteur testamentaire soit aussi chargé de tâches administratives ayant trait aux comptes sociaux et numériques, comme le courriel, LinkedIn, Facebook et X (auparavant appelé Twitter).
Par ailleurs, les exécuteurs testamentaires doivent aussi traiter au nom de la succession avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) ou Revenu Québec. Selon Mme Kaufman, les tâches à accomplir sont les suivantes :
Le certificat de décharge fiscale protège l’exécuteur testamentaire dans l’éventualité où il est ultérieurement établi que la personne décédée ou la succession a d’autres dettes d’impôt.
Vient finalement la distribution des biens, qui peut être très gratifiante ou stressante ou les deux à la fois, selon les modalités testamentaires et le nombre de biens.
Mmes Kaufman et Krueger s’accordent à dire que l’exécuteur testamentaire doit commencer par s’occuper des legs spécifiques indiqués dans le testament, par exemple donner les bijoux à un membre de la famille, 100 000 $ à un organisme de bienfaisance particulier et une résidence de villégiature aux enfants. Les biens qui restent après le remboursement des dettes et l’acquittement des legs spécifiques sont appelés le reliquat. L’exécuteur testamentaire peut avoir reçu pour instruction de distribuer directement les biens à un ou à plusieurs bénéficiaires ou de transférer leur part à une fiducie testamentaire.
Il doit aussi produire une liste des frais qu’il a engagés et, le cas échéant, de la rémunération qu’il a reçue en qualité d’exécuteur testamentaire. Chaque bénéficiaire adulte approuve les documents comptables et signe une formule de décharge.
« Il incombe à l’exécuteur testamentaire de rendre des comptes aux bénéficiaires et de répondre aux questions qu’ils peuvent se poser », précise Mme Kaufman.
L’exécuteur testamentaire peut ensuite fermer le compte de succession.
Compte tenu de la complexité, de la lourdeur et de l’émotivité qui peuvent se rattacher au rôle d’exécuteur testamentaire, beaucoup de personnes choisissent de nommer une société agissant à titre d’exécuteur testamentaire dans leur testament. Les personnes qui agissent à titre d’exécuteur testamentaire peuvent bénéficier de l’expertise d’une telle société en recourant à ses services pour les aider dans l’administration d’une succession.
Les professionnels peuvent non seulement s’occuper des aspects complexes du règlement successoral, dont la tenue des registres et les questions fiscales et juridiques, mais ils diminuent aussi, en leur qualité de partie indépendante et neutre, le stress qui accompagne souvent le décès d’un proche. « Les liquidateurs peuvent embaucher des assistants. Bien qu’ils demeurent en fin de compte responsables de la surveillance, ils s’exposent à des risques s’ils ne demandent pas l’aide de professionnels, surtout si les nombreuses tâches requises par leur mandat ne leur sont pas familières », affirme Mme Krueger.
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